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如何有效的策劃一場成都大型活動(下)

發布時間:2020-10-26 16:04

第三階段:活動具體方案的策劃  策劃期通常是大型活動組織管理中用時最長的周期。從各種大型活動策劃與實踐中,如果調研越準確,前期分析越充分,那么方案策劃期相應的越簡單,用的時間也越少。在此階段要充分運用時間、空間以及速度三個因素來確定直接的資源是否得到充分的運用,三因素能否有效的運用直接關系到大型活動的最終結果成功與否。

  時間因素即指你可以運用來做大型活動的時間,或者說是你擁有多少采取行動或做出反應的時間。制訂詳細的活動計劃,每個細節所需要的時間都要明確考慮。一般情況下,對每個階段都要加上一定的超時保險系數,以免到時手忙腳亂。一般情況下,按10%的超時保險數就足夠了,這樣策劃組織者在每個階段都可以很從容完成相應的工作。

  空間因素是指與活動有關的各種重大決定之間制訂的時間,也指大型活動的物理空間。時間與空間的關系不間斷地貫徹于活動的全過程。此外,對于大型活動場所外的交通安排,人群的緊急通行安排等,都要做出詳細的規劃。

  活動策劃的最后一個因素即是關于大型活動策劃期間對于行動發生的速度。意即對策劃的組織者是否每項行動都能在最佳的時間內展開,要對每個行動完成的速度進行管理。一個良好的活動策劃,組織者能把握每一個細節任務的速度,當急則急,當緩則緩。在大型活動舉行當中,有效地把握活動進行的速度,有利于調動活動的氣氛,以及讓參與者能夠休息與參與相結合,達到最佳的活動效果。


  第四個階段:大型活動的協調    在大型活動的過程當中,需要協調的因素很多。對外需要協調政府,以及一些職能部門如公安消防、交通管理部門、醫院、學校等等凡是能涉及到的因素。對內需要協調場地、人員、時間、參加者等等。任何事情都不可能一帆風順,所以要求大型活動的策劃組織者,始終保持良好的心態,以積極的態度,探索使用正確的方法去解決大型活動實施過程中所遇到的每一個細小或者重大的事情,并視解決問題為一種挑戰,視解決協調問題有結果為一種樂趣。

  評估,是大型活動策劃與管理的最后一個階段,也是總結及檢討改善,以及策劃與管理下一個大型活動的階段。在活動的運行當中或者結束后,運用調查或者電話回訪等手法,了解評估活動的成效以及成敗。

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